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2021-制证室工作总结

制证室自2018年6月29日正式开展工作以来,严格按照质检部制定的相关规章制度进行日常的工作,在保障民事业务的出证速度的前提下,兼顾金融业务的出证速度,确保已经经过审批的案卷的安全保管直至移交档案室,每月5日前按时将上月档案移交档案室并做好交接工作。现将制证室的相关工作总结如下。

一、出证

出证工作一直本着民事优先于金融的原则来进行,最大程度的保证民事证的出证速度,同时兼顾制证质量,7月初出现过粘贴后的公证书开裂的情况,后经过检查是胶棒的质量原因,再综合部的配合下更换了胶棒,之后再未出现公证书开裂的情况。在制作涉外公证书的时候出现公证员印章不清晰、签名章的边角污染公证书的情况,与综合部沟通过后,更换了涉外公证员的签名章,保证水印纸上的干净整洁。在制作民事公证书的时候多次发现待装订的卷宗里的公证书副本材料的份数与其要出的份数不相符的情况,经过与其部门沟通后类似情况情况发生的次数有所减少。在金融证方面出现的问题集中在交费发票的复印件上,部分承办人员未能及时的将发票复印件送到我室,影响交卷的时间,后经业务二部的负责人协调后改善了此类情况,当然我室在制作金融公证书的过程中因为卷宗集中出证的原因,发生了某个合同未留档的情况,经过承办人的提醒,及时收回了未留档的合同,并经过整改杜绝了此类情况的发生。

对于未交公证费先予审批出证的案卷,经过部门负责人及审批人员同意后予以先出证,过后再补交公证费,并对特殊正审批单进行留存保管,截至2018年11月30日共计00本此类案卷,同时承办人也及时的将公证费发票复印件交回我室。为配合当事人在使用公证书时发现公证书份数不够用的情况,我室累计配合出具公证书副本00次。

因为停电原因导致公证系统服务器不能登录,而当事人着急需要公证书时,我室启动应急证管理预案,此类情况发生两次,共计出具11本案卷的公证书,在系统恢复使用对相关案卷进行了补录。

二、档案管理

每一本出证后的卷宗,我室及时进行卷宗整理排序并补全相关表格里未填写的内容,按照承办人分别保管,并对其进行分部门登记相关信息。金融卷在整理后移送财务处核查交费情况并打印有关交费内容,随后找承办公证员在呈批表上签字,有些卷宗在发证后出现内容错误的情况,在经过承办公证员、部门负责人及审批人员的同意后,我室配合承办人对其进行公证书的收回及更改,对每次的案卷调回审批单进行保管,截至2018年11月30日共计调回更改案卷00本。

在与档案室交接档案方面,7月移交档案室000本案卷,8月移交档案室000本案卷,9月移交档案室992本案卷,10月移交档案室835本案卷,11月份的案卷目前还在档案室清点过程中,截至2016年11月30日已经出证但是未能移交档案室的案卷共计15本,其中11本是等待承办人补全相关证明材料,0本是出证后当事人未领证。

三、公章管理、水印纸管理及套打纸管理

截至2016年11月30日对外使用公章257次,主要是开具核实科的介绍信,其他使用内容大致归为综合部的对外交涉的介绍信及以我处名义签订的合同,包钢房管局要求出具的关于延期使用委托公证书的证明以及我处人员关于生育报销要求出具的相关证明。

我室在财务处领取水印后,由我室对水印纸进行特殊保管,日常存放于保险柜内,在正常出具公证书的时候,会有打印错误或者由于打印机的原因造成水印纸作废的情况,对于这部分水印纸我室进行了详细的登记,累计出现296张作废水印纸,作废的水印纸及其登记簿也存放于保险柜内。

因业务需求,银行的驻点人员需要套打公证书在其驻点进行公证书的打印,截至2016年11月30日包商银行驻点领用套打纸10次,建行、招商银行、邮储银行及房管局驻点人员各领用1次,对于每次的领用套打纸编号我室进行了登记。

四、来年工作目标

制证室经过半年的工作运行,已经形成了更为科学的管理制度,在2017年的工作,我室要继续加强在出证速度上的突破,保证公证书又快又无错误的出具,在制作过程中也要帮助审批人二次校对,发现错别字等及时与承办人沟通并更正,真正做到让当事人不会为同一项公证内容再返回我处,最大程度的做到高效便民。对档案的管理也要更加细致入微,对缺材料的案卷及时催促承办人补全资料,尽量做到当月出证当月归档。在公章的对外使用上,不仅要进行使用地使用人的登记,对于一些说明、证明、承诺等内容的文件要进行复印留存。在日常工作中更多加强一些业务学习,打造一支高业务水准的制证队伍。

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